Despre buna organizare a datelor pe propriul calculator. Best practices.

M-am gandit la o mica "lectie" despre buna organizare a datelor proprii, in propriul calculator. De ce tocmai subiectul asta, care ar parea asa de banal? Pentru ca, atat in practica mea ca trainer IT, cat si in practica mea ca administrator de sisteme si "technical support",

am observat un lucru care mie mi se pare paradoxal si ma uimeste: multa lume stie (de obicei prin invatare pe cont propriu) intr-o destul de mare masura sa utilizeze aplicatii de tip Office, dar putina lume stie sa salveze (!!!!), si chiar si mai putina lume stie sa salveze si sa pastreze intr-un mod bine organizat, care sa permita regasirea ulterioara a datelor cu cea mai mare usurinta. De asemenea, extrem de multa lume face mii si mii de poze, dar putina lume am vazut ca stie sa isi constituie o arhiva foto usor de urmarit, in urma descarcarii pozelor in calculator. Deci, ar fi bune cateva "best practices" pe tema organizarii datelor.

Sa presupunem ca locatia pentru salvare pe care o folositi este hard discul calculatorului, sau un stick de mare capacitate, sau un hard disc extern. Ar fi util sa adoptati ceva din ideile urmatoare:

1. Faceti-va foldere proprii. Daca locatia de stocare este hard discul intern al calculatorului, nu v-as recomanda sa "turnati" totul in "sacii" MyDocuments / MyPictures / MyMusic etc. Ar fi bine ca hard discul sa fie partitionat, sa folositi ca locatie pentru stocare alta partitie decat C:-ul, si sa va faceti acolo propriile foldere.

2. Dati nume clare folderelor pe care le faceti. Din nume, ar fi cel mai bine sa rezulte despre ce este vorba in datele din acele foldere. De exemplu, "poze concediu Brasov".

3. Mai mult, mai ales in situatia ca vorbim despre foldere pline cu poze de la diverse situatii, adaugati anul, luna, sau chiar toata perioada calendaristica, in fatza denumirii. Adica ceva cam asa:

2013.06.01 - 06.07 poze concediu Brasov

Acest lucru va permite ca, atunci cand veti acumula mai multe foldere cu diverse continuturi, sa le vedeti listate in ordine cronologica. Deci, usor de urmarit. De exemplu, cronologic, ar putea rezulta o astfel de lista de foldere:

2012.12.25 - Craciun 2012

2012.12.31 - Anul Nou la munte

2013.01.05 - actualizare CV limba romana

2013.01.05 - actualizare CV limba engleza

2013.05.07 - poze de la Paste

2013.05.20 - poze seara in parc

2013.06.01 - 06.07 - poze concediu Brasov

2013.07.03 - poze Centrul Vechi Bucuresti

2013.08.10 - 08.15 - poze vacanta Costinesti

versus denumirile de foldere lipsite de partea legata de TIMP, care v-ar fi cel mai probabil listate in ordine alfabetica crescatoare a numelor, astfel:

actualizare CV limba engleza

actualizare CV limba romana

Anul Nou la munte

Craciun 2012

poze Centrul Vechi Bucuresti

poze concediu Brasov

poze de la Paste

poze seara in parc

poze vacanta Costinesti

Alegeti deci singuri care dintre listele de foldere ar fi mai usor de urmarit..... sigur ca informatia cu privire la timp nu este obligatorie insa sunt situatii, ca cele exemplificate, in care e deosebit de utila.

4. Evident, in ceea ce priveste fisierele pe care la faceti (orice fel - documente, foi de calcul, desene etc), recomandarea ramane aceeasi: nume sugestive la fisiere, eventual incepute prin data crearii. Mai mult, daca aveti versiuni ale unui fisier (de exemplu mai multe versiuni de CV), le puteti plasa cate un numar, in ordine, in fatza denumirii, obtinand de exemplu asa ceva:

1 CV limba romana pentru firma X.docx

2 CV limba romana pentru firma Y.docx

3 CV limba romana format european pentru firma X.docx

sau:

1 lucrare licenta versiunea initiala neformatata.docx

1.1 poze pentru lucrare

1.2 fisier grafice necesare lucrarii de licenta.xlsx

2 lucrare licenta formatata.docx

3 lucrare licenta cu cuprinsul pus.docx

4 lucrare de licenta inclusiv cu coperta.docx

5 lucrare licenta forma finala de predat.docx

6 lucrare licenta forma finala facuta ca prezentare.pptx

Astfel, vom sti foarte usor care dintre fisiere a fost facut primul, care urmatorul etc..... fara a mai apela neaparat la date calendaristice si fara a apela neaparat la informatia de tip "data crearii", "data ultimei modificari" oferite de sistemul de operare.

5. Faceti subfoldere in functie de necesitati, cu nume clare de asemenea.

(va urma... eventual)